论文书立卷应遵循的原则

  • 投稿Arth
  • 更新时间2015-09-13
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  【摘 要】公文立卷即灵活地结合运用公文材料的问题特征、作者特点、文种特征、时间特征、地区特征、通讯特征,将具有共同特征和密切的内在联系的文件组合成一个案卷,同时适当照顾文件的保存价值,并将处理完毕的具有考查和保存价值的文件材料,按其在形成过程中的联系和规律组成案卷。具体到文书立卷就是一个区分组合的工作,那么哪些文件应该彼此去分开来,哪些文件又应组合成一体立案成卷呢?这就有一个文书立卷所要的原则。
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关键词立卷 保存价值 原则
  我国档案工作者在长期的实践中不断探索、不断认识,总结出我国文书立卷工作所必须遵循的基本原则:“就是根据文件的形成特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,便于保管和利用。”从而我们看出,制定这一原则的根本目的在于文件的保管和利用,且提出了区分和组合文件的两项基本要求,一是根据文件的形成特点,保持文件间的历史联系,二是适当照顾文件的保持价值,下面分别进行论述。
  1、文件的特征和文件间的历史联系
  文件的形成有自己的规律,并由这个规律所制约。各种不同文件的产生都有其一定的特点,如领导的批复是由下级机关报送了需要请示的事项后产生的。请示又是由于工作中出现了需要上级机关审批、批准的事项产生的。工作中没有需上级审批的具体问题也就没有必要产生请示这种文件。同样,没有下级呈送的请示也不可能产生上级机关的批复。这就是请示和批复的特点。另外想会议文件,如大会记录、领导讲话、开幕词、闭幕词、会议记录、会议纪要等都是召开会议的产物。不召开会议也就无所谓会议文件,这就是会议文件的形成特点。再有想命令、规定办法等文件,都带有强制执行的性质,这些文件的产生,都是由于文件的制发机关需要对某些活动加以必要的规范约束。工作中有这种需要才产生了这类文件,这是它的共同的形成特点。
  对各种不同的文件的产生过程进行考察后我们发现,某些文件的形成特点是相同的,这些有着共同的形成特点的文件,它们之间就存在着必然的联系,这种联系是一种客观的存在,文件间的这种联系就是历史联系。
  各种文件之间的历史联系,是由文件形成过程中的不同特点所决定的,在文件立卷的理论中,文件的特点称为文件的特征。文件的特征是文件间存在的历史联系的基础,要保持文件间历史联系,首先要认识文件的特征,然后才能把特征不同的文件区分开来,把特征相同的文件集中起来组合成合成案卷。
  文件在形成的过程中,受很多因素的影响,这些因素的影响,是文件本身带上各种不同的特征,从不同角度分析,可得出许多不同的结论,那么与文书立卷原则有直接影响的因素,有哪些呢?
  1.1问题特征
  问题特征指文件内容上的特点,即文件内容所反映的不同事物。如某一件事、某个人物、某项任务、某种性质的工作活动等,必须要进行办理的,办理过程中又一定要形成文件,文件就是要围绕事物的办理提出问题、调查问题、分析问题、解决问题,所以文件的内容也必须含有各种问题,不反映问题的文件就成了没有内容的文件。按问题特征特征立卷就是把反映同一事件、人物、任务、工作活动的文件组合在一起立卷,以保持同一问题有关的文件之间的历史联系。例如:某同志被授予劳动模范称号,在本单位内形成了一系列文件,包括上级机关关于评选老大模范的通知,本单位报送名单的报告,介绍该同志事迹的典型材料,对该同志模范事迹的调查报告,领导机关的审批决定等等。这些文件都是围绕着某同志被授予劳动模范称号而产生的文件,它们的内容反映的是同一问题,所以这些文件要与其他文件区别开来,集中到一起组合成卷。另,专业讨论会上形成的文件,同一次会议中产生的,它们的内容反映的都是该次会议所要讨论的问题,这是同一个问题。所以这些文件在立卷时必须分别组合在一起,这样才能保持文件间的历史联系。
  1.2作者特征
  文件都是有自己的制发机关。作者特征就是指制发文件的机关,把同一个作者所制发的文件组合成卷,有利于反映一个机关的全部工作内容,其形成的文件许多都反映了机关工作的特点。如请示与批复、报告与请示、问函与复函等,这类文件的特点是有来有往、有问有答。一来一往的文件,其内容是针对同一问题的,必须合并组卷才能反映问题处理的全过程。
  1.3时间特征
  文件的时间特征有两层含义,一层指文件的形成时间,另一层是文件内容所针对的问题时间,按时间特征立卷就是把属于同一时间阶段内的文件组合成案卷。如;1996年召开的会议,1997年才整理出会议的纪要,这就需要结合文件内容等进行具体的分析研究,这样才能确立文件立卷时的归属年代。
  1.4名称特征
  名称特征指文件的名称。由于文件的名称在一定程度上反映了作者与立案机关的地位关系和文件内容的性质,所以名称也是立卷时应当考虑的一个因素。由于文件的作者与设文机关之间的级别关系对文件的名称特征的有着一定的制约作用。文件的名称特征在一定程度上反映了文件的内容。
  文件的名称持有两方面的特点和作用,因此在立卷过程中应考虑文件的名称特征之间的联系,把名称特征不同的文件适当分开,把文件名称特征相近或相同的文件适当集中组合成卷,便于我们了解文件内容,方便以后查考利用。
  2、照顾文件的保存价值
  文件的保存价值即文件对日后工作的查考利用价值,有时也称文件的价值。同一单位其工作中形成的文件价值是有区别的。有的文件价值较低,只需短期内保存。有的文件价值较高,则要长期或永久地保存下去。文件保存价值的大小主要受两方面因素的影响,一是文件作者的级别,二是文件本身的内容。立卷时要区分文件的保存价值,区分作者的级别,从文件内容的需要程度入手。
  2.1区别作者的级别
  由于不同级别的机关来文内容对本机关日后工作的查考利用价值有很大区别,所以在立卷时如有可能尽量把它们分开立卷,这样便于工作查找,有利于减少存档重复及有利于文件在本机关长期保存。
  2.2区分文件内容的重要程度
  2.3区分文件保存价值的必要性
  结束语:文件保存价值不同,需要保管的时间长短也不同,根据文件作者的级别区分文件内容的程度,我们必须遵守文书资料档案的各项原则,在文件立卷时主要其价值,这并不等于破坏文件反映问题的完整性。合理地、科学地作好文件资料存档立卷工作,时从事文件档案工作人员应具备的级别素质,因此我们应不断学习、深化、更新本专业知识水平,力求将这一工作搞的更好。