试论文书档案管理中存在的问题及对策

  • 投稿韬光
  • 更新时间2015-09-14
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  [摘要]文书档案管理水平对文书档案资料的质量和完整性有较大的影响,不管是企业,还是机关、事业单位,都需要进行文书档案管理。本文对文书档案管理中存在的问题进行分析,提出相应的解决对策,以期为相关文书档案管理人员提供参考,促进文书档案管理水平的提高。
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关键词]文书档案管理 存在问题 解决对策
  [中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349(2015)07-0109-01
  随着计算机信息技术的发展,我们逐渐步入信息化的时代,文书档案管理发挥着越来越重要的作用,目前文书档案管理工作中还存在很多问题,需要不断改进文书档案管理方式,有效地对文书档案进行利用。
  一、文书档案管理中存在的问题
  (一)文书档案管理人员的专业素质不高
  目前很多文书档案管理人员的专业素质不高,只是对相关理论知识有一定的了解,没有丰富的文书档案管理工作经验,对档案的立卷、分类等工作不熟悉,在工作中经常丢失档案信息,或者出现其他问题,影响文书档案管理质量,对文书档案管理工作造成不利影响。文书档案管理人员对自身专业素质不够重视,受传统观念影响,不重视专业的文书档案管理培训,文书档案管理人员的专业素质得不到提高,使文书档案无法实现规范化、标准化的管理。[1]
  (二)文书档案管理人员偏少
  很多单位的文书档案管理人员只有一、二位,专业的文书档案管理人员十分缺乏。另外,很多单位的档案管理人员都是由文员、秘书兼任文书档案管理工作,文员、秘书既负责其专职工作,又要进行文书档案管理工作,投入到文书档案管理工作的精力就非常有限,降低文书档案管理效率。
  (三)文书工作与档案工作的衔接存在问题
  文书工作与档案工作有着密切的联系,但是又有一定的区别,目前在进行文书档案管理的工作中,很多单位都是将文书工作与档案工作分开来进行,使文书工作脱离档案工作,使文书工作人员没有较强的档案工作意识,没有意识到档案工作的重要作用,会使工作人员不明确档案收集的范围,没有及时地进行档案收集。工作人员没有规范地对文书进行装订,文书使用的纸张也没有按照相关标准进行选择,对文书的附件没有进行规范的处理,没有按照相关的程序进行文书管理,文书没有按照规范要求进行编号,降低文书管理工作的质量,对档案收集有一定的影响,影响档案收集工作的质量和利用程度。[2]
  (四)电子档案保存的安全意识不强
  随着计算机信息技术的进步,很多单位已经实现数字化的文书档案管理,但是对档案管理的安全不够重视,电子文书档案对计算机的软件和硬件有着较强的依赖性,计算机硬软件出现病毒侵袭、设备故障等问题的时候,电子文书档案资料很容易丢失,对需要长期保存的文书档案的安全造成威胁,文书档案管理人员对计算机杀毒相关知识比较欠缺,对计算机防毒意识较差,一旦计算机硬件或者软件出现问题,难以得到及时地维修和恢复,对文书档案资料会带来很大的损失。
  二、提高文书档案管理水平的对策
  (一)提高文书档案管理人员的专业素质
  文书档案管理人员的专业素质对文书档案管理水平有很大的影响,在聘用文书档案管理人员的时候,要注重其文书档案管理工作经验和工作能力,文书档案管理人员要重视专业素质的提高,加强对自身专业素质的锻炼,参加专业的文书档案管理培训,及时更新文书档案管理相关知识,掌握文书档案管理相关技能,能够熟练地完成文书档案的收集、鉴定、保管、利用等管理工作。[3]
  (二)提高文书档案管理工作质量
  很多单位由办公室文员兼任文书档案管理员,对文书档案管理工作一知半解,缺乏专业的文书档案管理员,使文书档案管理工作质量得不到保证。为促进文书档案管理工作更好的开展,必须认识到文书档案管理工作的重要性,需要聘请专业的文书档案管理人员,对文书档案工作进行规范化的管理,完善文书档案管理小组,使文书档案管理工作具有程序化,专业化。同时,为提高文书档案管理工作的质量和效率,应该重视对文书档案管理人员的培训,加大培训力度,提高工作人员的专业素质,促进文书档案管理水平的提高。
  (三)使文书工作与档案工作实现规范衔接
  文书工作的质量直接影响到档案工作的质量,要想提高档案的质量,必须实现文件的高质量。文书工作规范处理文件,认真做好文书的立卷归档,对文件进行科学分类,提高档案管理水平。将文书工作与档案合理的衔接起来,要注意很多细节工作,如文书纸张的材质、大小问题,文书的格式,起草的时候不能使用圆珠笔、铅笔、红墨水,要及时地处理文件和收集资料,保证文书档案的完整。
  (四)提高电子档案保存的安全性
  利用计算机技术进行文书档案管理能够有效地处理大量文件信息,提高文书档案管理效率,节约文书档案管理时间。为提高电子文书档案保存的安全性,必须加强建设安全保障体系,制定档案信息安全制度,制定相应的安全保护措施,如在文书档案管理系统中设置身份认证、数字备份等功能,避免文书档案因计算机硬软件出现故障导致资料丢失。在计算机上安装防火墙,提高文书档案管理系统的安全性,防止出现档案信息泄露现象,保证文书档案的安全,使文书档案管理工作能够更加顺利的进行。
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参考文献
  [1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展,2011,6(01):12-13.
  [2]刘延玲.浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界,2013,18(03):47-48.
  [3]俞锦福.浅谈文书档案管理中存在的问题及对策[J].人力资源管理,2013,1(11):69-71.
  责任编辑:张丽