【摘要】档案管理作为事业单位管理中的重要部分，档案功能的作用也至关重要。事业单位的顺利发展和高效管理离不开档案管理的应用研究，其发挥着维持单位平稳运行的作用。档案管理包含整个单位各种信息资料的存档和保存，其目的是有利于后续查阅等，使其在事业单位的建设和发展中发挥关键性的指导作用。面对社会发展变化所带来的机遇和挑战，事业单位要实现档案管理的创新与改革，不断完善档案管理的办法和制度，优化管理措施，最终实现事业单位在新形势下创新的发展，通过科学合理的优化策略解决问题。
【关键词】新形势；事业单位；档案管理；优化方法
【中图分类号】G275【文献标志码】A
引言
信息化对事业单位文书档案管理工作是机遇更是挑战，特别是对于事业单位医院来说，各种病历、行政、业务、人事等档案五花八门，相对而言，医院的文书档案管理尤其烦琐杂乱，文书的档案管理是对过去经验的总结和对今后工作的启示。因此，各单位工作者必须从全新的角度去思考档案管理与之相结合的方式方法及理论逻辑，构建在信息化时代中档案管理与服务的系统框架，以充分利用新技术来推动档案管理的发展。只有如此，才能更加准确、高效地开展工作，促进事业单位文书档案管理的发展。
1、事业单位档案管理中存在的问题
1.1档案管理设备和方法不满足现代化的需求
为了促进档案管理工作的进步和创新，要正确认识到目前档案管理基础工作上存在的阻碍因素，这些因素都在一定程度上制约档案管理的工作效率。随着科学技术水平的不断提升和进步，档案管理的设备和数据化管理模式要实现创新的举措，面对社会发展所带来的更多要求，档案管理工作也承担了更多的职责和压力，必须要通过完善自身来实现多样化的发展趋势。但是由于档案管理在很长一段时间都没有受到该有的重视，这也导致传统的管理模式阻碍了档案管理工作的创新和进步，一定程度上也影响事业单位在档案管理制度上的完善和发展，脱离了实际的情况，导致工作效率无法提升。事业单位在档案管理创新和数据化发展上不够重视，没有真正的落实到实际管理当中，这也给档案管理基本条件造成不良影响。
1.2对档案管理信息化建设重要性认识不够深刻
在事业单位众多工作中，档案管理工作属于一种比较“低调”的工作，看似微不足道，实则非常重要，但也很难有明显的成绩。上述这些特征致使事业单位一些管理者缺乏对档案管理工作的重视，没有认识到档案管理工作的隐藏价值，只是简单地将档案管理工作视为一种简单的事务性工作，难以为事业单位带来直接的经营效益。而档案管理信息化建设本身却需要投入大量的人力物力财力资源，这对档案管理信息化建设发展带来了非常严重的阻碍影响。
1.3事业单位档案管理信息化建设工作人员配备缺乏连续性
在以往的档案管理过程中，事业单位虽然也引入了一些信息化技术，但多是停留在淺层次的“更新计算机设备、软件层面”。如今随着社会经济的不断发展，信息化技术的不断进步，事业单位档案资料也变得日趋复杂，对档案管理要求逐渐提高。一些事业单位为了满足档案管理需求，引入应用了很多先进的信息化技术，比如大数据技术、云计算技术等，却忽略了与之匹配的专业化信息人才的配备，很多事业单位档案管理人员信息化素养停滞不前，这对于事业单位档案管理信息化建设作用价值发挥带来了严重的限制影响。
1.4档案管理方式无法充分的协调
集中开发和信息处理能力在事业单位的档案管理中非常重要，目前虽然在事业单位中强调了档案管理的规范化措施，但是也存在一些无法实现的问题。在新形势下原本传统的档案管理方式已经不符合当今的需求，基础的业务和管理方法在形式上也给档案管理工作的开展带来了困难，传统的登记方式虽然也能发挥档案管理的作用，但是却不符合档案管理更加规范化高效化的发展方向，由此造成档案信息的利用无法充分实现，导致档案不能发挥应有的作用。虽然一般的事业单位中档案管理都由独立的部门开展工作，但是有关部门的工作范围和责任还不够明显，使得很多时候资料的交接及存续有一定困难，导致管理上的混乱和工作不明确等问题。同时，档案管理缺少有关科学和完善制度的建立，也导致档案工作的开展不能顺利进行，缺少监督管理的制度，这也影响了档案管理的质量和水平。
2、新形势下事业单位档案管理的优化措施
2.1加强对文书档案管理工作人员的培训
优秀的管理工作者是促进文书档案管理运行的主体，是使档案管理有序进行的有利保障，为了使文书档案管理信息化，各单位应组织人员培训，培养一批专一的文书档案管理人员。与此同时，各单位应注意对文书档案管理工作者进行综合素质、业务能力的培养，可以采取专业培训、学历教育、进修学习等方式，来提升文书档案管理人员的相关能力，使其能够做好自己的本职工作。此外，各单位要注意对工作人员进行法律法规的教育，提高自身的思想道德品质，努力提高工作人员的责任意识，避免有人滥用职权造成信息的泄露，带来不良的后果。
2.2健全文书档案管理信息化技术手段
文书档案管理信息化的提高，必须要有一个完善的信息化技术手段，基于此，事业单位首先需要建立完整的文书档案管理信息化的数据库，使事业单位的各个部门能有效连接，确保档案资料数据库的完全控制和管理[4]。在查询档案时能及时快捷地找出自己所需的信息。其次是确保纸质文书档案信息的准确录入，并做好数据的保密性。此外，事业单位必须加强网络防护，做好内外网的监控，及时更新各项软件，并且要对档案数据进行权限设置，进一步提升文书档案数据的安全性。
2.3完善档案信息化建设配套设施
在事业单位的档案管理信息化建设进程中，需要提升管理信息系统的稳定性、功能性，保障档案信息的安全保密性和数据真实规范。首先，重视管理信息系统的专业性。事业单位在甄选管理信息系统合作商的时候，要了解同行业内比较成熟的事业单位所采用的信息管理系统的稳定性和使用情况，选取性价比较、性能较为稳定、功效齐全的软件供应商。由于事业单位的档案信息数据量较大，需要尤其注意存储空间和运行速度等。其次，结合事业单位的实际运行情况，对于档案信息系统进行不断维护，保障信息的安全保密性，不仅从档案建设有关工作人员的管理意识层次出发，提升工作人员的信息保密意识，还需要从系统角度出发，增强系统防火墙维护，保障事业单位内所有信息的安全有效。针对事业单位的档案管理工作，提高信息化建设水平，完善事业单位的大数据信息库，通过引进新的信息管理技术，争取实现信息的自动采集和信息档案的高效共享，提高事业单位的信息管理程度。
结束语
为了更高效地开展档案管理工作，要不断地在实践中学习和进步，发现事业单位管理中存在的问题和不足之处，改变传统单位档案管理的模式和形式，解决新形势下档案管理上的矛盾，便于单位工作的开展和利用，为事业单位长远的发展提供重要的支持条件，也能够提高事业单位的综合实力。
